Diriger une équipe de travail n’est pas toujours une tâche facile. Le défi est encore plus grand quand il s’agit de la gestion d’une équipe à distance. En effet, en tant que manager, vous pourriez avoir du mal à suivre l’évolution du travail de vos coéquipiers. Dans ce cas, comment faut-il s’y prendre ? Découvrez dans la suite de cet article comment manager une équipe à distance.

Établir les règles de fonctionnement de l’équipe

Le bon fonctionnement d’une équipe passe par l’établissement des règles. En fixant les règles de fonctionnement de l’équipe, vous êtes sûr de favoriser la cohésion du groupe. Chaque membre aura connaissance de ces règles et les appliquera sous peine de sanction. Pour cela, en tant que manager de l’équipe, vous devez rédiger un document qui précisera :

• Les moments où les membres doivent être connectés, 
• Les différents outils que les membres doivent utiliser,
• Les jours de réunion de l’équipe,
• Les sanctions en cas d’absence ou de retard,
• etc. 

Maintenir une bonne communication

La communication à distance peut être de temps à autre interrompue, ce qui peut entrainer un mauvais suivi des informations diffusées au sein de l’équipe. Ainsi, pour mieux manager une équipe à distance, il faut au préalable veiller à maintenir une bonne communication. Cela vous permettra également de connaitre l’évolution du travail de chaque membre de votre équipe. 

Ce faisant, vous pourrez faire des recommandations en ce qui concerne le travail de chacun des membres, en temps utile.  Pour y arriver, il faudra choisir des outils favorables à la communication d’une équipe. Il existe aujourd’hui plusieurs applications comme Skype, Slack, Zoho Project, Trello, Wrike, Projeqtor, Basecamp ou autres qui facilitent la communication et le travail au sein d’une équipe. 

Ces applications représentent des outils de gestion de projet qui vous offrent tout le nécessaire pour une bonne collaboration à distance. Vous y trouverez par exemple des agendas pour noter les programmes. Ces outils vous permettent aussi de faire des tchats en ligne, d’ajouter des pièces jointes, d’élaborer des documents, etc. Ce n’est pas un hasard si on les appelle des plateformes collaboratives. 

Faire régner la confiance au sein de l’équipe

Dans une collaboration à distance, il n’est pas question d’exercer un contrôle permanent sur les membres de votre équipe. Il est vrai qu’il faut suivre les membres dans l’exercice des tâches qui leur sont confiées, mais il faudra faire preuve de tact. Vous ne devez pas leur donner l’impression d’un manque de confiance à leur égard au risque de créer des différends entre vous et le reste de l’équipe. 

Il vous suffirait de faire de temps à autres un bilan pour vérifier si les tâches qui ont été confiées ont effectivement été accomplies. Vous pouvez également organiser des séances de compte rendu réguliers pour suivre le déroulement du projet. 

Organiser des moments de distraction

Pour mieux manager une équipe à distance, il est aussi important d’organiser des moments de divertissement pendant lesquels vous pourrez mener avec vos coéquipiers toutes sortes de débats. Ce sera le moment idéal pour que chaque membre puisse s’extérioriser et faire part de ses inquiétudes au reste de l’équipe. Il n’y a pas mieux pour faire le vide et prendre un nouveau départ.