Vous avez un projet à gérer et vous souhaitez le gérer avec perfection ? Vous êtes sur la bonne page. Avant tout, comprenez que la réussite d’un projet, l’organisation et la planification de ses différents aspects et de ses diverses sous-composantes sont à votre portée. Toutefois, si certaines petites entreprises s’en sortent avec des fichiers Excel, il vous faudra des outils plus sérieux, des outils d’aide à la gestion de projet. Ces outils vous accompagneront du début à la fin du projet à la fois pour la conception des plannings, la définition et l’affectation des responsabilités, la gestion des délais, l’organisation de la documentation, la gestion de la collaboration et de la communication interne et externe, etc. Quels qu’ils soient, ils peuvent être adaptés à la taille des équipes et aux spécificités de votre secteur d’activité. Alors, si vous êtes intéressé, découvrez sans plus tarder, les outils d’aide à la gestion de projet.
En quoi consiste la gestion de projet ?
Avant de parler de la gestion de projet il faut d’abord s’entendre sur la définition d’un projet. Un projet consiste en un ensemble d’activités régies par des modalités d’exécution et mises en œuvre dans le but de la création de valeur.
Il convient de préciser que les projets sont caractérisés par des dates de début et de fin, des objectifs à court terme, et des résultats spécifiques et généraux. D’autre part, ils sont aussi caractérisés par des contraintes telles que des coûts, des ressources, un budget, des délais, et autres facteurs susceptibles d’influencer leur faisabilité.
Considérant donc les éléments constitutifs des projets et leur complexité, le besoin d’efficience et de performance impose aux entreprises d’opter pour des stratégies de gestion d’un projet. La gestion de projet consiste donc à mettre en œuvre des moyens pour organiser et planifier ce projet de sa conception à l’étape de suivi, en passant bien entendu par sa réalisation.
Si elle requiert des compétences techniques et des aptitudes managériales, elle nécessite aussi des outils pratiques. Les outils d’aide à la gestion de projet sont donc des logiciels permettant d’organiser plus efficacement les tâches et la collaboration entre les membres de l’équipe du projet pour faciliter l’atteinte des objectifs spécifiques et généraux fixés.
Plus simplement, ce sont des outils permettant de maîtriser le temps, le budget alloué et les ressources disponibles. En plus de profiter à l’entreprise et à ses dirigeants, la réussite d’un projet renforce la motivation et l’engagement des collaborateurs dont la satisfaction promet un meilleur engagement pour les projets futurs. On peut donc s’entendre sur le fait que les enjeux de la gestion de projet sont de taille. Trouver les meilleurs outils pour sa réussite est par conséquent un impératif.
Quel est le rôle du chef de projet ?
Le chef de projet est le premier responsable du projet et de l’équipe de projet. Il a la responsabilité de conduire le projet à terme, en gardant en tête la vision poursuivie et les ressources disponibles dès le départ. Son rôle est de réaliser le projet avec les ressources matérielles, financières et humaines mises à sa disposition. Son rôle consiste entre autres à :
- fixer et hiérarchiser les objectifs du projet ;
- découper le projet en des sous-ensembles hiérarchisés pour favoriser une gestion plus efficace, une meilleure appréciation des tâches, une estimation plus précise du temps et des ressources nécessaires et pour minimiser les risques d’oublis ;
- définir les tâches nécessaires à la réalisation de chaque objectif et à la réalisation de chaque sous-ensemble ;
- évaluer l’interdépendance des tâches et planifier leur réalisation dans le temps ;
- identifier et anticiper les facteurs de risques ;
- analyser et estimer le coût des tâches requises pour la réalisation des objectifs ;
- allouer des ressources humaines, financières et matérielles à chaque tâche ;
- définir les indicateurs ou critères à considérer pour prendre des décisions pendant le pilotage du projet ;
- suivre l’exécution des tâches ;
- mettre à jour les divers documents de pilotage du projet ;
- mesurer la progression d’une tâche par rapport aux prévisions (calendrier, budget, ressources humaines, matérielles et financières disponibles, etc.);
- communiquer avec l’ensemble des parties prenantes, notamment les membres de l’équipe du projet, les fournisseurs, les clients, les partenaires, les investisseurs, etc.
- prendre des mesures correctives pour réduire les écarts de réalisation et limiter les contraintes de ressources.
Comme vous pouvez le remarquer, la gestion de projet est un processus assez exigeant et qui requiert un maximum de concentration de la part du chef de projet. Dans l’atteinte de ses objectifs, celui-ci se fera évidemment aider par un certain nombre d’outils. Il s’agit entre autres de :
- la fiche de projet ;
- la structure de découpage du projet ;
- le cahier des charges ;
- le planning projet ;
- les tableaux de bord ;
- le diagramme de gestion de temps ;
- les rapports de réunion et comptes rendus de l’avancement des opérations ;
- un logiciel de gestion de projet.
Comment fonctionnent les outils d’aide à la gestion de projet en ligne ?
Si les outils traditionnels de suivi de projet ont fait leurs preuves, les outils d’aide à la gestion de projet en ligne se révèlent encore plus adaptés au contexte actuel où les entreprises doivent parfois gérer du personnel à distance, des tâches complexes, des délais serrés et des ressources matérielles et financières limitées. Dans un tel contexte, la gestion de projet peut se révéler très complexe. Et c’est pour cela que les outils en ligne s’avèrent nécessaires.
Les outils de gestion de projet en ligne simplifient au maximum le processus de gestion des projets en ligne. Ils offrent aux entreprises un espace digital de travail où les tâches de chaque collaborateur sont clairement définies et accessibles. Elles embarquent des applications conçues pour faciliter le travail collaboratif, l’allocation et l’accomplissement de tâches et les comptes rendus d’évolution des projets.
Le suivi en temps réel est ainsi rendu possible et la communication, facilitée, quels que soient la complexité des tâches, le nombre des intervenants et les ressources disponibles. En général, les utilisateurs doivent télécharger et installer un programme ou se connecter en ligne pour créer de nouvelles tâches, participer à des discussions en ligne avec des membres de l’équipe, éditer des documents, en partager ou en sauvegarder.
A chaque changement effectué, chaque utilisateur a la possibilité de laisser un commentaire ou encore de connaître le type de changement, l’heure du changement, celui des membres de l’équipe de projet ayant effectué ledit changement.
Pourquoi opter pour les outils d’aide de gestion de projets en ligne ?
Si les fichiers Excel peuvent convenir aux projets des entreprises de petite envergure, les outils d’aide à la gestion de projets en ligne sont indispensables pour les entreprises d’une certaine taille. En effet, ils permettent au chef de projet de :
- mieux organiser les objectifs du projet qu’il a à charge ;
- suivre en temps réel et de manière précise le rendement général du projet ;
- suivre les tâches et les progrès de chacun des membres de son équipe de projet ;
- optimiser les communications au sein de l’équipe et celles en direction des acteurs externes ;
- mettre tous les membres de l’équipe de projet au même niveau d’informations pour faciliter le travail d’équipe ;
- centraliser les informations saisies dans un même espace collaboratif afin d’optimiser la productivité ;
- créer une communauté en ligne, ce qui encourage la participation et intensifie le sentiment d’appartenance au sein de l’équipe du projet ;
- économiser du temps et de l’argent grâce au travail collaboratif sur une plateforme, ce qui exonère par conséquent l’équipe de projet de la nécessité de tenir des réunions régulières et de s’envoyer de fréquents courriels ;
- doper le moral des collaborateurs et optimiser la productivité même lorsque des contraintes organisationnelles ou géographiques se présentent ;
- anticiper au mieux les goulots d’étranglement afin de réduire les divers risques ;
- Etc.
Liste des outils d’aide à la gestion de projet
Le marché des outils d’aide à la gestion de projet regorge de solutions diverses et de tous ordres. Mais chaque outil doit intégrer un certain nombre de fonctionnalités témoignant de son efficacité pour votre process et pour vos besoins spécifiques en fonction de votre secteur d’activité. Voici les différents outils d’aide à la gestion de projet.
Les outils de gestion des plannings
Pratiques pour visualiser l’ensemble du projet rapidement, les outils dédiés à la planification sont sans doute les premiers dans la catégorie des outils d’aide à la gestion de projet.
Ils fonctionnent pour la plupart sur la base d’un diagramme de Gantt et sont conçus pour aider les entreprises à mettre en place une organisation impeccable. Cette organisation transparaît à travers une excellente articulation entre les tâches d’une part, et entre les activités d’autre part, et surtout par un respect des timings et des deadlines fixés lors de l’affectation des tâches.
Dans cette catégorie d’outils, on distingue entre autres :
- Le logiciel Gantt Project ;
- Le logiciel MS Project ;
- Le logiciel Tom’s Planner ;
- Etc.
Les outils de gestion de tâches
Principalement orientés « réalisation de tâches affectées » et « niveau d’avancement », les outils de gestion des tâches ne se concentrent souvent pas sur la durée des tâches. Ils aident à établir une liste de tâches à réaliser avec des niveaux ou scores de priorité et d’urgence.
A mesure que les tâches définies sont réalisées par les responsables, ceux-ci les transfèrent de la carte libellée « A faire » aux cartes « En cours », « achevées », ou « vérifiées » en fonction des libellés définis par le chef de projet.
Ce mode de fonctionnement garantit la traçabilité puisqu’on peut toujours remonter à celui qui a livré une tâche dans un sous-ensemble.
Précisons aussi que dans certains cas, les tâches sont regroupées sous forme de Todo Lists et seront cochées au fur et à mesure de leur réalisation. Les logiciels pratiques pour se charger de cet aspect de la gestion des projets comprennent entre autres Trello, Jira, etc. Ces logiciels ne sont donc pas des logiciels de gestion en soi contrairement à ce que certains croient. Ce sont des logiciels de gestion de tâches qui peuvent se révéler très utiles pour la gestion de projet.
Les outils de gestion du temps
Conçus pour favoriser une gestion optimale du temps et un gain de productivité, les outils de gestion du temps aident spécifiquement à suivre le temps passé sur chacune des tâches allouées. Ces outils servent donc à connaître de façon spécifique la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche et facilitent la planification précise d’activités futures.
Ils sont donc pratiques pour prédire la durée des tâches futures, pour anticiper les pertes de temps et surtout pour améliorer la gestion de temps de manière continuelle. Dans cette catégorie d’outils d’aide à la gestion de projet, on distingue par exemple les logiciels RescueTime et HoursTimeTracking.
Les outils de gestion des ressources
En général, les projets nécessitent, pour leur succès, que l’on définisse exactement qui fait quoi. C’est la composante RH de la gestion de projet. Elle est facilitée par des outils orientés RH qui embarquent entre autres des feuilles de temps pratiques pour avoir une vue panoramique sur l’allocation des ressources humaines affectées au projet.
Grâce à cette feuille, le chef et ses collaborateurs peuvent visualiser les temps passés et les temps planifiés pour chaque projet, pour chaque activité, pour chaque tâche et pour chaque collaborateur, ce qui garantit un meilleur suivi des performances individuelle et globale.
L’autre avantage avec ces outils, c’est qu’ils permettent d’identifier les collaborateurs les moins occupés, ceux qui sont les plus surchargés afin d’apprécier, au regard des délais, la nécessité ou non de lisser les responsabilités ou de recruter de la main-d’œuvre supplémentaire.
Avec les outils de gestion de ressources humaines, le chef de projet à la possibilité de définir des rythmes de fonctionnement ou d’intégrer des congés dans les plannings si cela est possible. Si des outils calendaires comme Stopilo peuvent jouer ce rôle, on peut opter pour un logiciel SIRH plus pointu comme Eurecia, Kelio, isiRH, etc. pour s’assurer d’une gestion impeccable et sans faille des RH.
Les outils de gestion du stockage des documents
Destinés à éviter les pertes de temps dues aux envois de mails, les outils de stockage fonctionnent sur la base de la technologie Cloud. Ils permettent de centraliser l’ensemble des données et des fichiers sur une seule plateforme accessible à tous les membres de l’équipe de projet. Ces derniers peuvent donc accéder à des documents à tout moment sans avoir besoin de contacter le chef de projet sauf si celui-ci a restreint l’accès auxdits documents.
Les documents les plus souvent utilisés dans le cadre projet comprennent entre autres :
- La fiche de projet ;
- Le cahier de charges ;
- La structure de découpage du projet ;
- Le budget par activité ;
- Des comptes rendus d’évolution de l’exécution ;
- Des rapports de réunions tenus par l’équipe du projet ;
- Des rapports d’évaluation des performances individuelles ;
- Etc.
Les outils les plus prisés dans cette catégorie pour la gestion de projet sont Dropbox et Google Drive. Il suffit que les collaborateurs aient accès au compte et le tour est joué. Chacun peut uploader des documents qui pourront être consultés par les autres membres plus tard. Plus besoin donc de se fatiguer à envoyer des mails à chaque fois, à en transférer, à mettre certains collaborateurs en copie pour s’assurer qu’ils le verront, etc.
Les outils de gestion du collaboratif
S’ils sont généralement considérés comme des outils de gestion de projet, les outils de gestion du collaboratif sont en réalité destinés à optimiser la communication interne et externe requise et provoquée par la mise en œuvre du projet.
Ce sont des applications de chat en version améliorée qui permettent l’interaction entre les membres de l’équipe et avec les partenaires ou les clients. Avec ces outils, les collaborateurs peuvent :
- indiquer s’ils sont disponibles ou pas ;
- envoyer des messages privés à d’autres membres ;
- envoyer des messages avec des pièces jointes ;
- etc.
Par ailleurs, il faut noter que la possibilité des interactions au sein de l’équipe de projet est un facteur très important pour sa réussite. En effet, elle crée une sorte d’atmosphère d’émulation qui devient visible lorsqu’il paraît clair, aux yeux de tous les membres de l’équipe, qu’un tel ou qu’un tel autre collaborateur produit davantage de résultats et fait montre d’une performance supérieure.
Ces outils de gestion de la communication offrent la possibilité de commenter des changements effectués par les collaborateurs, d’effectuer des vérifications et des approbations, de valider collectivement des travaux, etc. Pour ceux qui sont intéressés, vous pouvez déjà jeter un coup d’œil à des logiciels comme Discord, Slack ou encore Stride.
Voilà donc les principaux types d’outils d’aide à la gestion de projet avec, dans chaque cas, des exemples pour vous guider dans votre choix.