En dépit des nombreux avantages qu’il offre, le télétravail partiel ou total contraint le manager à repenser le concept de management. En effet, les formules et les styles management enseignés dans les universités et dans les livres n’avaient été construits en tenant compte des réalités particulières du télétravail. Pourtant, le télétravail change tout pour le manager. En quête de performances accrues, le manager en télétravail doit désormais faire du management de proximité à distance. Comment réussir ce pari ? Voici 7 stratégies pratiques pour y arriver.

Le management de proximité à distance : identifier les bons outils de communication

Lorsque la plus grande partie d’une équipe travaille à distance, l’éloignement physique peut devenir un problème à court, à moyen ou à long terme. C’est un phénomène naturel qui se produit lorsque le virtuel supprime le contact physique.

En effet, le manager doit éviter que le travail à distance et l’éloignement physique créent une distance absolue entre lui et son équipe d’une part et entre les membres de l’équipe d’autre part.

Cette distance peut en effet instaurer un individualisme poussé, ralentir la fluidité des échanges et fragiliser l’esprit d’équipe à moyen et à long terme. Si vous tenez à booster la performance de votre équipe, il faut adopter le management de proximité à distance.

Le management de proximité à distance repose d’abord sur le renforcement du système de communication de l’entreprise. Concrètement, il s’agit de s’assurer que chacun des collaborateurs dispose d’un ordinateur fonctionnel, d’une connexion internet de qualité et d’un bon smartphone.

Ensuite, il faut adopter des outils de communications performants et adaptés au mode d’organisation du travail de l’entreprise. Il s’agit de logiciels tels qu’Outlook, Trello, Slack, Notion, Skype, Zoom, Google Drive, DropBox, etc.

N’hésitez pas à faire des recherches plus poussées pour déterminer lesquels de ces outils sont le mieux adaptés à vos besoins. Installez-les et apprenez à vos équipes à s’en servir efficacement, sans cependant utiliser trop de canaux de communication. Utilisez le moins d’outils possibles pour éviter la sensation de dispersion.

Définir des frontières claires entre vie professionnelle et vie personnelle

La gestion des horaires est un paramètre aussi crucial pour le management de proximité à distance. En effet, au nom du travail à distance, certains managers pensent qu’ils peuvent et ont le droit de contacter leurs collaborateurs à n’importe quel moment. Les échanges doivent être encadrés pour que la vie professionnelle ne piétine pas la vie personnelle des collaborateurs.

Les heures de début et de fin doivent être connues et respectées. Autrement, le travail à distance risque de devenir un obstacle à l’épanouissement personnel et à la productivité des employés. 

En fait, le manager qui attend de son collaborateur qu’il soit joignable à tout moment de la journée efface lui-même les frontières entre la vie personnelle et la vie professionnelle.

Le revers, c’est que le collaborateur aura tendance à mélanger les deux et à s’occuper de ses affaires personnelles pendant les horaires de travail. Ce manque de discipline et de délimitation n’avantage ni le manager, ni les collaborateurs, ni l’entreprise.

Utiliser le pouvoir des rituels informatifs pour garantir une diffusion symétrique de l’information

Quand on travaille à distance, il est facile de tomber dans le piège des asymétries d’information. Le manager peut transmettre une information à quelques collaborateurs et oublier de la communiquer à d’autres. Or, lorsque certains réalisent qu’ils ont toujours accès aux informations après les autres, ils ont tendance à se sentir isolés du reste de l’équipe.

Pour garantir une bonne diffusion des informations dans les deux sens, le manager doit faire un travail sur lui-même. Il doit également accompagner son équipe à participer à la bonne diffusion et à la communication claire des informations.

Pour réussir le management de proximité à distance, il faut une communication claire et symétrique. Et cela passe par l’adoption de rituels informatifs. Il s’agit de définir un rythme de diffusion systématique d’informations. Par exemple, le manager doit définir des jours et des heures spécifiques ou il enverra à toute l’équipe en même temps :

• un récapitulatif des actions effectuées la semaine précédente ;
• une liste des actions ou projets à mener la semaine suivante ;
• un récapitulatif des tâches et des délais avec précision des responsables ;
• un court compte-rendu des réunions ou des conversations importantes avec le manager ;
• toute autre information liée à la stratégie ou à la vie de l’entreprise ;
• etc.

Pour un management de proximité à distance, le manager ne doit pas seulement s’efforcer de diffuser l’information de manière symétrique. Il doit aussi encourager ses collaborateurs à communiqueravec lui et à rester activement à l’écoute. Idéalement, il devra proposer un compte-rendu ou un reporting hebdomadaire par chaque collaborateur des travaux qu’il a effectués.

Recréer l’esprit d’équipe

Se dire un petit mot gentil, se témoigner de l’attention, échanger un sourire bienveillant ou une poignée de main lorsqu’on se rencontre dans le couloir ou près de la machine à café, voilà des occasions qui contribuent à renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe.

Mais quand on travaille à distance, ces petits moments de rapprochement disparaissent. Le management de proximité à distance exige du manager qu’il trouve des solutions ingénieuses pour recréer ces moments d’une manière ou d’une autre.

Il pourra par exemple initier un café virtuel au cours duquel les collaborateurs pourront parler de choses plus personnelles. Il peut également prévoir des rencontres physiques mensuelles ou trimestrielles pour renforcer la dynamique de groupe.

Il peut aussi témoigner de l’attention quand il le faut. Un collaborateur qui rentre de vacances par exemple, serait sans doute ravi de recevoir un petit mot gentil de la part de son manager. Même si ce sera l’occasion de demander un briefing sur les tâches en instance, ces attentions non sollicitées sont très efficaces pour renforcer l’esprit d’appartenance.

Autonomiser les collaborateurs et faire confiance par défaut

En gestion de ressources humaines, l’autonomie et la confiance sont les conditions fondamentales de la collaboration efficace. Malheureusement, il existe encore des managers qui se laissent aller au micromanagement, un style de management toxique et dangereux pour l’épanouissement individuel et la performance collective.

En effet, le micromanager veut savoir avec détails ce que chaque collaborateur fait à chaque moment de sa journée de travail. Il veut contrôler tous les détails et suivre tous les faits et gestes de chacun de ses collaborateurs. À l’ère du télétravail, cette pratique peut se révéler suicidaire.

Le management de proximité à distance exige du manager qu’il accepte de ne pas être au contrôle de tout. D’ailleurs, il ne peut pas tout contrôler à distance de toute manière. Il devra donc faire confiance à ses collaborateurs et les autonomiser dans la gestion de leurs tâches et de leurs responsabilités.

Inutile donc de demander à un collaborateur un compte rendu détaillé de ce qu’il a fait de sa journée detélétravail.  Évidemment, cela ne veut pas dire que le télétravail ne doit pas être encadré. Cependant, la confiance sera un socle pour la réussite de la mission du manager.

Humaniser la GRH et faire preuve de bienveillance vis-à-vis des collaborateurs

Le management de proximité à distance, c’est aussi de la bienveillance. On pourrait même aller jusqu’à dire qu’il faut humaniser la gestion des ressources humaines, même s’il y a une sorte de redondance dans l’expression.

En effet, en contexte de télétravail, le manager ne peut pas souvent imaginer l’état d’esprit ou l’état émotionnel de ses collaborateurs. Il n’a souvent pas la possibilité de percevoir des signaux pouvant lui permettre de détecter lesquels de ses collaborateurs font face à des difficultés particulières. Pour cela, il doit rester sensible dans ses conversations avec eux.

Pour que le management de proximité à distance réussisse, le manager doit donc choisir des outils de communication adaptés quand vient le moment de discuter de questions sensibles.

Les appels téléphoniques permettent d’entendre la voix de l’interlocuteur et de suivre en temps réel la qualité de la réception par ce dernier. La visioconférence peut se révéler plus utiles encore, puisqu’elle permet non seulement d’entendre la voix, mais aussi de voir l’expression faciale. 

En faisant donc preuve de bienveillance dans sa relation avec ses collaborateurs, le manager peut plus facilement gagner leur confiance et obtenir d’eux ce qu’il désire.

Ceci est surtout important en période de crise économique, financière et sanitaire où les facteurs anxiogènes sont légion, il est important que le manager fasse preuve de bienveillance pour aider ses collaborateurs à passer la saison sans impact majeur sur leur performance.

Donner du sens au travail et reconnaître le travail bien fait pour maintenir l’engagement

Il n’est pas aisé de maintenir l’engagement et la motivation à distance. Certaines stratégies se sont cependant révélées efficaces à cet effet. Il faut par exemple adopter une culture de félicitations et de reconnaissance du travail accompli par chacun au sein de l’entreprise.

La reconnaissance peut prendre la forme d’une prime, d’une revalorisation salariale, d’un cadeauenvoyé au domicile ou tout simplement d’un feedback honnête. De toute manière, reconnaître le travail bien fait et célébrer les victoires en tant qu’équipe participe également à créer une atmosphère de bienveillance.

Il faudra cependant, le manager doit faire preuve d’impartialité et de transparence dans la reconnaissance. Si elle est bien mise en œuvre, cette culture de la reconnaissance crée de la positivité et donne du sens au travail et à l’implication de chaque collaborateur dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise. 

Voilà donc 7 stratégies que vous pouvez mettre en œuvre dès aujourd’hui si vous souhaitez réussir le management de proximité à distance et booster la performance de votre équipe.