Comment améliorer sa productivité ?


Lorsque vous êtes un entrepreneur, un étudiant ou simplement un travailleur, vous devez obligatoirement abattre un certain nombre de tâches au quotidien si vous voulez évoluer dans votre domaine. Cependant, de nombreuses personnes continuent de penser qu’il suffit de travailler du matin au soir pour être productif. Cela représente une erreur. En effet, pour l’être, il faut développer et appliquer certaines astuces afin d’optimiser votre travail. Si vous aussi vous voulez savoir comment faire pour être productif, alors vous êtes à la bonne adresse. Cet article se propose de tout vous dire sur le sujet. Lisez-le, il vous instruit.

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Comment améliorer sa productivité ?

Optimisez votre espace de travail

De façon générale, plusieurs personnes ignorent le fait que leurs espaces de travail sont composés de plusieurs outils, équipements et accessoires qui ne profitent en rien à leurs productivités. En effet, ces derniers ont la capacité de retenir votre attention dès lors que votre regard tombe sur eux. Cela n’est pas du tout favorable. Vous devez obligatoirement avoir un contrôle sur l’environnement dans lequel vous travaillez. Pour cela, vous devez vous entourer uniquement d’objets qui augmentent votre intellect et qui vous poussent à rester focalisé sur votre travail. C’est une astuce à apprendre.

Vous savez, lors de la dernière crise sanitaire qui a sévi dans le monde, de nombreuses personnes ont été obligées de rester chez elles pour travailler. On parle ici de télétravail. Cependant, les statistiques ont prouvé que malgré le fait qu’elles se sont retrouvées dans un cadre familier, leur productivité a complètement chuté. Cela se traduit par le fait qu’elles n’étaient en rien préparées à ce type de changement et pour la plupart du temps, elles travaillaient où elles voulaient. Il peut s’agir de la cuisine, du salon ou même de la chambre à coucher.

Pour augmenter son niveau de productivité, il faut créer un environnement dans lequel vous serez contraint de travailler. Évitez donc qu’il y ait des distractions. Vous pouvez aussi vous munir de certains équipements qui pourront réduire le bruit environnant. Optez aussi pour tout ce qui peut vous permettre de vous sentir à l’aise. Vous pouvez par exemple vous acheter une chaise ergonomique adaptée pour les bureaux par ou encore des écouteurs.

Adoptez une bonne stratégie de travail

Lorsque vous remarquez que votre productivité est en chute libre, c’est que vous adoptez de mauvaises pratiques. Il s’agit d’habitudes qui vous portent préjudice. Il peut aussi simplement s’agir du fait que vous ne voulez pas exécuter les tâches que vous avez à faire à l’instant. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des astuces qui peuvent vous permettre de lutter contre cet état des choses. Il faut garder à l’esprit que parfois, il est judicieux de procrastiner lorsque vous vous retrouvez devant une tâche qui sur le coup vous parait ardue.

En effet en prenant du recul, vous pouvez trouver de meilleures techniques d’approches. Ainsi votre travail sera plus soigneux et surtout parfait. Il s’agit donc ici de bannir toutes les formes d’excuses qui vous empêchent de travailler. Lorsque vous le faites, vous avez la certitude que vous serez plus productif. De plus, vous serez moins oisif. Adoptez alors de bonnes techniques afin de gérer au mieux votre temps. Vous pouvez simplement vous munir d’un minuteur. Définissez un laps de temps pendant lequel vous devez vous concentrer sur votre travail.

Ensuite, avec ce même minuteur accordez-vous quelques minutes de répit que vous pouvez utiliser à votre guise. Répétez l’opération jusqu’à ce que votre esprit s’habitue. Vous pouvez maintenant augmenter le temps de travail ainsi que celui de repos. Vous pouvez aussi répartir le travail que vous devez abattre en de petites tâches plus faciles à réaliser de façon indépendante. Avec cette dernière technique, vous n’aurez plus la vision d’un travail colossal à faire. Vous pouvez alors décider de faire celles qui vous paraissent les plus compliquées en priorité. Vous serez alors plus apaisé pour la suite.

Éviter les répétitions

Tout le monde sait que le fait d’effectuer tout le temps les mêmes tâches a tendance à diminuer de façon considérable la productivité. Vous devez donc trouver un moyen adapté afin de les réduire. En effet, en plus d’être fatigantes, les tâches répétitives ont la capacité de gaspiller le temps que vous pouvez consacrer à une autre obligation. De plus, à première vue, elles sont faciles à faire, mais elles sont tout de même très chronophages.

La solution à ce problème est simple. Lorsque vous êtes un entrepreneur et que vous travaillez avec une équipe, vous devez trouver un moyen pour que tous vos employés ou collègues aient accès à la liste de toutes les tâches. Vous devez maintenant responsabiliser certaines personnes pour ces dernières. Ainsi vous aurez une vision nette de ce que vous avez fait et ce qui vous reste à réaliser. Le temps gagné peut être alors alloué à d’autres travaux qui augmenteront votre productivité.

Mais lorsque vous travaillez seul, vous pouvez essayer de définir un point de repère facile à retenir qui vous aidera à accomplir le plus rapidement possible toutes ces petites tâches qui vous font perdre des heures de votre journée.

Définir les moments où vous êtes le plus productif

Chaque individu dispose d’un certain laps de temps où il peut réellement se concentrer et travailler sans se fatiguer et que son esprit s’échappe vers des pensées futiles. Lorsque vous n’arrivez pas à définir avec exactitude cette plage de concentration, votre productivité ne connaitra aucune amélioration. De nos jours, il existe des personnes qui sont beaucoup plus actives le matin. Cela signifie que c’est au cours de cette période de la journée qu’elles sont le plus à même d’obtenir le plus de résultats face à un problème.

Cependant pour d’autres personnes, c’est le soir qu’elles sont optimales. Vous devez donc savoir dans quelle catégorie vous vous situez. Lorsque cela est fait, vous devez tout faire pour que toutes les conditions soient remplies afin que vous puissiez travailler effectivement. Évitez donc de vous perdre dans de nombreuses tâches réparties au cours de la journée, car à la fin de cette dernière, vous risquez de ne pas atteindre vos objectifs.

Optez pour une répartition adaptée du travail à abattre en fonction des périodes où vous êtes le plus productif. Vous pouvez par exemple vous munir d’un agenda dans lequel vous allez prendre la peine de noter ce que vous devez faire à une heure précise. Ainsi, cela va au fil du temps devenir un automatisme pour vous.

Ne pas s’investir sur une multitude de tâches au même moment

De nos jours, la majorité des personnes préfèrent travailler sur de nombreuses tâches à la fois. Elles pensent qu’elles seront ainsi plus productives. Notez que cela représente une grave erreur à éviter obligatoirement. En effet, lorsque vous optez pour cette méthode, vous stressez par la même occasion votre cerveau. Ce dernier est alors obligé de se pencher sur toutes les tâches que vous lui avez confiées. Il est évident qu’il va vous aider à toutes les réaliser, mais avec une grande lenteur. De plus, sa concentration ne sera pas optimale et il se peut que les tâches soient en réalité bâclées.

Il est donc conseillé de se concentrer uniquement sur une seule tâche à la fois. Ainsi, votre cerveau peut utiliser toutes ses capacités afin de vous permettre de vous concentrer de façon optimale. Cependant, vous devez aussi trouver la période idéale pour le faire. Les scientifiques affirment qu’il s’agit d’un état d’hyper concentration où vos capacités intellectuelles sont révélées. Non seulement vous serez plus rapide dans votre travail, mais vous allez aussi bien le faire. Il va sans dire que votre productivité sera grandement améliorée.

Toutefois, il est important de prendre quelques dispositions. Vous devez obligatoirement éviter tout ce qui pourrait représenter une distraction pour vous. Il s’agit ici des réseaux sociaux, de votre téléphone, de la télévision, de la musique, etc. Essayez aussi de mettre votre corps dans un état optimal. Assurez-vous donc d’avoir bien mangé et de vous être soulagé aux toilettes. Gardez à votre disposition un petit café ou de l’eau afin de ne pas avoir des envies soudaines.

Savoir sélectionner les tâches les plus importantes

En tant que travailleur, étudiant ou encore entrepreneur, vous avez certainement un grand nombre de travaux à faire au cours de vos journées. Lorsque c’est le cas, il devient difficile de savoir lequel faire en priorité. Il suffit alors que vous fassiez un mauvais choix et vous risquez de perdre des heures et même des journées de travail. Pour éviter de telles situations, il est conseillé de définir dans un premier temps l’importance de votre contribution pour l’évolution de l’entreprise ou société dans laquelle vous travaillez.

Cela est très important, car grâce à cette information, vous saurez exactement les travaux que vous devez faire en urgence. Ce faisant, vous gagnez en productivité, mais vous permettez aussi à votre entreprises ou équipe d’évoluer. Cependant, cette méthode n’est pas adaptée pour les personnes qui travaillent à leurs propres comptes ou celles qui ne sont pas dans une entreprise. C’est généralement le cas des étudiants. Ce qu’il faut faire ici, c’est définir par ordre d’importance toutes les tâches que vous avez à faire. Ainsi, vous saurez dans quelle direction votre travail doit s’orienter. Il faut noter qu’il existe aujourd’hui des outils qui peuvent vous aider à le faire.

Éviter les distractions électroniques

Avec le développement des nouvelles technologies et l’accès à internet pour tous, il est aujourd’hui impossible de rester un certain temps sans recevoir des notifications sur son téléphone, sa tablette ou encore son ordinateur. Il peut s’agir d’une publicité, d’un e-mail, d’un message ou même d’un appel. Cependant lorsque vous les recevez, vous perdez automatiquement le fil de ce que vous étiez en train de faire. Cela représente un grand frein pour votre productivité. Il est alors important de trouver une solution adéquate.

Pour éviter ce type de distraction, vous devez tout faire pour ne pas avoir dans votre environnement de travail ces équipements qui reçoivent des notifications à tout instant. Cependant, s’ils sont importants pour votre travail, vous pouvez simplement changer les réglages afin de ne pas être dérangé. Ainsi, vous pourrez être concentré sur vos tâches. Le grand avantage de cette méthode est que les personnes qui essaient de vous joindre sauront automatiquement que vous êtes occupé. En effet, vous avez la possibilité de leur faire parvenir un message prérédigé pour leur faire comprendre votre indisponibilité.

Avec le temps, cela deviendra une habitude et vos correspondants sauront que vous êtes généralement occupé à une certaine heure de la journée. Au fur et à mesure, vous allez aussi perdre la mauvaise habitude de prendre votre téléphone toutes les deux minutes. Vous allez ainsi améliorer votre productivité et par la même occasion donner un bon exemple à vos collègues et amis.

Avoir le nécessaire à portée de main

Lorsque vous travaillez sur un projet et que vous avez besoin d’utiliser un outil adapté afin d’évoluer, vous perdez généralement du temps à vous munir de ce dernier. Il peut s‘agir d’un changement de logiciel, de l’utilisation d’un équipement, de la vérification de vos messages et notifications, etc. Généralement, tous les outils qui vous permettent de travailler correctement se retrouvent éparpillés sur votre interface de travail. Il faut donc souvent fermer le dossier dans lequel vous êtes afin d’accéder à un autre. Sans que vous vous en rendiez compte, cela vous fait perdre un temps considérable, en plus de détourner votre attention.

Pour éviter cela, il est recommandé de regrouper tout ce dont vous aurez besoin dans un seul endroit. Vous pouvez aussi les classer par ordre d’importance. Ainsi, il vous sera plus facile d’accéder à l’outil et aux informations dont vous avez besoin de façon facile et rapide. Cette méthode est très utilisée par de nombreuses personnes, car elle permet un meilleur cloisonnement et regroupement de toutes les données. De plus, elle augmente la productivité.

Utiliser des outils pour la répartition des tâches

Quand vous êtes appelés à abattre un travail ou à réaliser une tâche, il faut dans un premier temps prendre la peine de vous munir de tout ce dont vous aurez besoin. De façon indirecte, cela vous fait perdre beaucoup de temps et diminue par la même occasion votre productivité. Vous devez savoir qu’il est aujourd’hui possible de faire usage de certains outils afin d’automatiser toutes les tâches manuelles chronophages.

Ces derniers se chargent de vous débarrasser de tous ces petits travaux. Il suffit de bien les paramétrer. Vous pouvez par exemple faire suivre un dossier qui se situe sur votre ordinateur à plusieurs personnes. Cela vous permet de ne pas vous déplacer en personne pour le leur transmettre. Ainsi, vous vous retrouvez tous au même niveau d’information. De plus, vous pouvez aussi gérer tout ce qui est lié aux échéances, à l’ajout de nouvelles informations, etc.

Évitez de vous encombrer

Lorsque vous travaillez dans une entreprise, vous avez tendance à accepter tous les projets, travaux et tâches qui vous sont confiés. Il est vrai que vous devez les faire surtout si cela fait partie de vos attributions. Toutefois, quand vous êtes trop débordé, vous ne pouvez pas être productif, car vous êtes obligés de travailler sur beaucoup de tâches à la fois. La solution pour vous en sortir et aussi gagner en productivité, c’est de savoir dire non lorsqu’on augmente votre volume de travail.

Gardez à l’esprit que ce n’est pas parce que vous accomplissez toutes les tâches que vous êtes pour autant un bon employé ou étudiant. Les meilleurs travailleurs savent ce qu’ils peuvent faire ou non. Il ne sert donc à rien de se surcharger. Cependant, il faut avouer que ce n’est pas facile à faire. Fort heureusement, il existe des astuces pour y arriver. Vous pouvez exiger que l’on vous consulte avant de vous attribuer une nouvelle tâche. Il vous reviendra donc de déterminer si cette dernière représente une priorité par rapport à ce que vous faites déjà.

Vous pouvez aussi demander à ce qu’on vous accorde plus de temps surtout lorsque vous avez affaire à des tâches avec une échéance rapprochée. Ainsi vous pouvez mieux vous organiser afin de les réaliser. Vous pouvez aussi faire comprendre à votre équipe les tâches qui sont prioritaires pour vous et aussi le temps qu’elles vous prendront. Tout le monde saura ainsi que vous n’êtes pas disponible avant que ces dernières soient réalisées.

Définir un plan d’attaque

Que vous soyez un entrepreneur, un étudiant ou encore un travailleur, il arrive souvent que vous ne sachiez pas ce que vous allez faire dès que la journée commence. Avant de prendre votre décision, vous perdez un temps non négligeable qui pourrait être utilisé autrement. Ce genre de situation se présente lorsque l’on vous confie de nouvelles tâches malgré le fait que vous sachiez déjà ce que vous avez à faire. Il s’agit alors d’un changement radical de votre programme.

Cela vous empêche de vous concentrer et d’être efficace. Pour éviter ce type de désagrément, il est conseillé de prévoir un bout de temps pour les éventuels imprévus. Dix à quinze minutes seront largement suffisantes pour vous aider à retrouver votre programme. Lorsque vous adoptez cette méthode, vous serez moins surpris et vous serez toujours productif à la fin de la journée.

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