Comprendre la comptabilité d’entreprise


La comptabilité d’entreprise est un outil d’évaluation recensant et communiquant des informations sur l’activité économique d’une entité économique de type entreprise ainsi que sur les éléments de son patrimoine incorporel (fonds de commerce par exemple), matériel et financier.

Ces informations – presque exclusivement exprimées en unités monétaires – sont saisies, classées, retraitées et agrégées en vue de produire des documents retraçant fidèlement : le détail des opérations (journaux, qui comme leur nom l’indique font l’objet d’enregistrements réguliers sinon journaliers) ; ou des États de synthèse produits à échéance utile ou légale (balance comptable, bilan comptable, compte de résultat, annexes comptables…).

Ceux-ci sont arrêtés au terme de l’exercice comptable (généralement l’année) et contribuent à comprendre notamment la situation financière de l’entité, la manière dont elle a créé de la valeur, ainsi que l’état présent et futur de sa trésorerie.

Quels sont les enjeux de la comptabilité d’entreprise ? Comment tenir et organiser la comptabilité d’une PME ?

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Comprendre la comptabilité

Survol de ce que vous devez savoir à propos de la comptabilité d’entreprise.

Comptabilité d’entreprise : clarification conceptuelle

La comptabilité d’entreprise peut être définit comme un ensemble de procédures qui permettent d’enregistrer et de classer toutes les opérations et leurs valeurs effectuées par une entreprise. En d’autres termes, la comptabilité d’entreprise est un ensemble de méthodes visant à écrire et à analyser toutes les entrées et les sorties d’argent d’une entreprise. La comptabilité d’entreprise permet à une société d’être gérée en toute transparence.

À partir de ces informations financières, des documents comptables sont établis, en l’occurrence un bilan et un compte de résultat. 

  • Le bilan concerne l’état du patrimoine de l’entreprise, c’est-à-dire ce qu’elle possède et ce qu’elle doit à un moment précis (au moment de la clôture de l’exercice comptable). 
  • Le compte de résultat répertorie les mouvements entrants et sortants réalisés par l’entreprise au cours de l’exercice comptable. On en déduit alors le résultat (positif ou négatif), appelé solde, entre les produits et les charges.

Il faut noter qu’au-delà des obligations comptables, la comptabilité d’entreprise est aussi un réel outil financier de gestion. Elle vous permet de mener un réel pilotage stratégique de votre entreprise grâce à la connaissance et au suivi de l’activité et de la santé financière de votre entreprise.

Une fraude étant toujours possible, l’administration reste intransigeante en matière de transparence des données de l’entreprise.

L’entreprise a tout intérêt à tenir correctement sa comptabilité car la bonne gestion de celle-ci informe sincèrement les actionnaires, et les investisseurs potentiels. C’est pourquoi toute forme de manipulation destinée à cacher une fraude est répréhensible par le droit pénal des affaires.

De plus l’entreprise doit payer des impôts et des cotisations sociales vis-à-vis du fisc, et des organismes de recouvrement charges sociales. Il est donc crucial d’établir une comptabilité pour savoir exactement quoi payer, à qui, et combien.

Tenir sa comptabilité d’entreprise est-il obligatoire ?

Toute entreprise doit tenir une comptabilité, que l’entreprise soit commerciale ou industrielle (source), avec quelques nuances :

  • Les petites entreprises artisanales ou commerciales peuvent, sous certaines conditions (source), bénéficier d’une comptabilité simplifiée.
  • Les professionnels libéraux sont soumis à une comptabilité simplifiée avec notamment la dispense de réaliser un bilan.
  • La comptabilité d’un micro-entrepreneur se résumé à un livre des recettes et dépenses (ainsi que les obligations de facturation).

Ainsi, toutes les sociétés commerciales sont obligatoirement tenues de mettre en place une comptabilité. La comptabilité doit permettre à la société de réaliser au moins une fois par an un bilan et un compte de résultat. Ces deux derniers documents, ajoutés à de multiples annexes forment ce que l’on appelle la liasse fiscale. La liasse fiscale doit être déposée chaque année à l’administration fiscale afin de permettre le calcul de l’impôt sur les sociétés (IS). 

Il existe des entreprises qui ne sont pas obligées de tenir une comptabilité :

  • L’auto-entrepreneur,
  • L’entreprise individuelle.

Le patrimoine personnel de l’entrepreneur étant confondu avec le patrimoine de l’entreprise, le concept d’abus de biens sociaux ne peut pas se fonder. L’imposition se fait dans ce cas au titre de l’impôt sur le revenu (IR). Néanmoins, en cas de dettes, la responsabilité de l’entrepreneur est illimitée. 

Plan comptable et livres comptables

Le plan comptable est un outil indispensable de la comptabilité de toutes les entreprises. Il s’agit d’une nomenclature contenant deux colonnes (entrées et sorties) et des numéros de compte classés sous 9 comptes (au minimum). Chaque recette ou dépense, appelées écritures comptables, est classée dans ce document selon le type de l’opération. 

Il existe aussi les livres comptables. On distingue plusieurs types de registres :

  • Le livre-journal, dans lequel les opérations sont classées par ordre chronologique,
  • Le grand-livre, où les opérations sont classées par numéro de compte,
  • Le livre-inventaire qui reprend les éléments possédés par l’entreprise (il n’est plus obligatoire depuis 2016).

Qu’est-ce que le bilan comptable ?

Le bilan comptable est un document qui affichant le patrimoine de l’entreprise à une date donnée. Un bilan comptable est un tableau composé de deux colonnes : l’actif et le passif. Le passif correspond aux ressources dont dispose l’entreprise. 

L’actif correspond à l’utilisation de ces ressources. Le principe de base en comptabilité appelé « principe de la partie double » énonce que toutes les ressources sont utilisées par l’entreprise pour assurer son activité, et ses investissements. C’est ainsi que l’on obtient l’égalité toujours vraie : Actif = Passif.

Comptabilité d’entreprise : les règles et les obligations

La tenue de la comptabilité doit répondre à certaines obligations légales qui vont surtout dépendre de la forme juridique de votre entreprise. Globalement, quelques règles communes sont à retenir :

  • Absolument tous les mouvements doivent être passés en écritures comptables.
  • Toutes les pièces justificatives doivent être conservées et rattachées à une écriture comptable.
  • Les livres comptables doivent être conservés pendant 10 ans.
  • Les comptes personnels doivent être séparés des comptes professionnels.
  • Le dépôt des comptes pour les entreprises concernées doit être réalisé chaque année.

Les différents types de comptabilité d’entreprise : trésorerie ou engagement

Deux types de comptabilité d’entreprise existent. L’une ou l’autre sera à appliquer selon votre régime d’imposition et les options choisies. 

La comptabilité de trésorerie revient à comptabiliser uniquement les recettes encaissées et les dépenses payées, ainsi que les créances (facture client due) et des dettes (facture fournisseur à payer) au moment de la clôture de l’exercice.

  • C’est la comptabilité la plus simple la plus simple et la plus rapide.
  • Elle concerne notamment les entrepreneurs en BNC, et ceux en BIC au régime réel simplifié (en option).

La comptabilité d’engagement revient à enregistrer les recettes et des dépenses au moment de leur engagement, même si vous n’avez pas encore payé ou été payé.

  • Cette comptabilité est plus complexe elle est aussi plus précise.
  • Elle concerne les professionnels et entreprises à l’IS et en BIC (sauf quelques exceptions possibles en BIC).

Tenir une comptabilité d’entreprise : quelles sont vos options ?

Même si certains continuent d’utiliser un tableau pour faire leur comptabilité, cette pratique est clairement déconseillée puisqu’elle ne respecte pas plusieurs obligations légales de la comptabilité d’entreprise. 

En effet, d’après l’article 921-3 du Plan Comptable Général, toute modification ou suppression de données comptables est interdite. Chaque saisie comptable doit faire l’objet d’une procédure de validation, ce qui n’est pas le cas sur Excel. Vous pouvez donc utiliser un modèle de bilan comptable, mais il faudra au moins compléter avec une version papier.

Les logiciels

D’autres solutions existent, et vous pourrez notamment vous tourner vers un logiciel de comptabilité d’entreprise. Modernes, intuitifs, ergonomiques, efficaces, ces logiciels présentent de nombreux avantages et sont de plus en plus utilisés par les entrepreneurs. 

Si l’informatique vous rebute, il est aussi possible de tenir sa comptabilité manuellement sur papier, sans ratures. Dans ce cas, vous respectez l’interdiction de modifier ou supprimer les données comptables. 

Enfin, les plus grandes entreprises choisissent de confier la comptabilité de l’entreprise à un salarié ou un service de l’entreprise, souvent avec un logiciel de comptabilité ou de pré-comptabilité.

Un expert-comptable ou un expert-comptable en ligne

Vous pouvez choisir de faire appel à un professionnel externe à votre entreprise pour tenir votre comptabilité. Les cabinets d’experts-comptables ont pour cœur de métier la gestion comptable des entreprises. En plus de prendre en charge tout ou partie de vos tâches comptables, ils apportent souvent un service de conseil, utile à la gestion de votre entreprise et sont même capables de vous accompagner sur votre business plan.

Avec un rapport qualité/prix plus compétitif, les experts-comptables en ligne offrent les mêmes services que les cabinets physiques, mais à distance et à des tarifs plus abordables. Ils présentent par contre quelques limites sur les formes juridiques qu’ils acceptent ou les types de comptabilité qu’ils peuvent gérer, n’hésitez donc pas à demander plusieurs devis.

La mission de l’expert-comptable intervient au moment même où vous avez une idée de création d’entreprise. En effet, lorsque vous créez une entreprise, vous devez d’abord choisir un statut juridique. Ensuite, vous devrez effectuer des formalités plus ou moins longues dans le cadre de l’immatriculation de votre société. Enfin, l’expert-comptable pourra aisément vous conseiller sur les moyens les plus efficaces en termes de gestion.

Beaucoup de risques existent lorsqu’on lance sa propre activité, et sont souvent inconnus des entrepreneurs, c’est le cas de la gestion de la trésorerie. Vous devrez veillez à ce que celle-ci soit en permanence positive, pour assurer des salaires à vos employés et éviter les foudres de la banque. 

Une fois de plus, en cas de soucis de trésorerie, votre premier interlocuteur sera votre expert-comptable. De plus, si vous souhaitez créer une société commerciale ou une EURL, la tenue d’une comptabilité sera obligatoire.

Faut-il internaliser ou externaliser sa comptabilité d’entreprise ?

Maintenant que vous connaissez toutes les options, comment choisir la meilleure ? Chaque solution présente des avantages et des inconvénients qui feront pencher la balance en fonction de votre propre situation. 

Si vous avez un budget suffisant, peu de connaissances ou de ressources en comptabilité et besoin de conseils d’experts, l’externalisation de votre comptabilité d’entreprise chez un cabinet d’expertise comptable est sans aucun doute la meilleure option. Vous êtes sûr que votre comptabilité est gérée de façon qualitative, sans erreurs. Par contre, vous perdrez en réactivité et sur la maîtrise de vos coûts.

  Vous pouvez choisir entre une externalisation totale (de la saisie comptable à l’édition des comptes annuels et des déclarations) ou partielle (uniquement les comptes annuels). Les entreprises disposant en interne des ressources nécessaires pourront confier la comptabilité à un ou plusieurs collaborateurs. Dans ces deux cas, vous gardez plus de contrôle sur la gestion comptable et accédez à l’information plus rapidement.

Enfin, les plus petites entreprises qui pour des raisons de budget ou de contrôle veulent garder la main sur leur comptabilité se tourneront vers un logiciel comme Quickbooks ou Indy, ou encore MaCompta ou Zefyr qui vont jusqu’à l’établissement du bilan.

Comment s’établit la comptabilité d’une entreprise ?

Pour mettre en place une comptabilité, une société doit remettre à son expert comptable tous les documents relatifs à sa gestion, à savoir principalement mettre en place un suivi des factures clients et celles des fournisseurs, les relevés de compte bancaires, les déclarations fiscales, les déclarations sociales, etc. 

Une fois ces documents entre les mains de l’expert comptable, ce dernier va effectuer un enregistrement des opérations au journal, en se basant sur le principe de la comptabilité à partie double. Le b.a.-ba de la comptabilité est le principe selon le quel les ressources sont totalement utilisées pour des emplois : emploi = ressource. D’où l’égalité du bilan : actif = passif.

En comptabilité, chaque opération dite écriture comptable est répertoriée dans un document officiel que l’on appelle « le plan comptable général ». C’est un petit livret d’une quinzaine de page regroupant en sept grandes familles les opérations liées à la vie d’une entreprise.

 Chaque opération est référencée selon un numéro unique. Une fois l’enregistrement au journal terminé, l’expert-comptable retranscrit ces informations sous formes de petits tableaux ayant une forme de T : ce sont « les comptes en T ». On appelle aussi cette opération : l’enregistrement au grand livre

Par la suite, l’expert comptable établi un tableau que l’on appelle la « balance comptable », basé sur les comptes en T. La balance comptable comprend : le numéro de l’opération, son libellé, le montant du débit et du crédit, et enfin le solde du compte (créditeur ou débiteur).

Ces trois opérations sont les opérations de base pour réaliser deux des plus importants documents comptables : le compte de résultat, dont l’objectif est de montrer si la société réalise un bénéfice ou un déficit ; et le bilan, dont l’objectif est de rendre compte fidèlement de la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée.

La comptabilité d’entreprise et l’informatique

L’époque où les comptables utilisaient encore des « livres » et des « journaux » sur support papier est révolue. Les avancées en informatique ont permis des gains de productivité phénoménaux en la matière. Aucune entreprise ne peut aujourd’hui se passer d’un progiciel comptable qui automatise la saisie des opérations comptables et permet d’établir rapidement les états comptables les plus courants : le bilan, le compte de résultat, le Tableau Financier des Ressources et Emplois, la balance des comptes, le grand livre, un tableau des flux de trésorerie.

Fréquemment on y associe un programme plus ou moins élaboré en fonction des besoins de l’entreprise pour synthétiser les données de la comptabilité analytique. Ce progiciel couvre parfois des besoins de gestion plus étendus, tels que le suivi des investissements, les tableaux d’emprunts, l’analyse financière, la gestion prévisionnelle, l’analyse des écarts entre prévisions et réalisations, etc.

Plus ce logiciel comporte de fonctions, plus il se rapproche de la définition d’un PGI (progiciel de gestion intégré).

Plus récemment, à l’heure de l’Internet et du travail collaboratif en réseau (Groupware), apparaissent les applications de comptabilité en ligne de type ASP (Application Services Provider) qui permettent de partager sur le web en temps réel le travail du comptable d’entreprise, de l’expert comptable réviseur et des auditeurs commissaires aux comptes.

La comptabilité en ligne est apparue ces dernières années à la suite de la vulgarisation des smartphones et l’utilisation du Cloud par les chefs d’entreprises.

Organisation de la comptabilité d’une entreprise 

L’objectif de la comptabilité d’entreprise est de faire un suivi des entrées et des sorties d’argent, afin de pouvoir analyser la performance financière. Il faut donc décider dès le départ ce qu’on veut en retirer comme information. Ensuite, il faut être capable de lire et déchiffrer les états financiers. 

Avant même de commencer, il faut aussi choisir entre deux types de comptabilité : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice. Leur grande différence ?

La comptabilité de caisse (ou comptabilité de trésorerie)

Avec cette méthode, il n’y a pas de comptes fournisseurs ni de comptes clients. Lorsque l’argent est vraiment reçu, c’est un revenu. Quand un paiement est réellement effectué, c’est une dépense. 

Exemple : vous vendez un service en mai, mais le client vous paie en juin. Avec la méthode de la comptabilité de caisse, le revenu sera inscrit en juin.

Considérée comme étant plus simple, cette façon de faire est souvent utilisée par les petites entreprises enregistrées ou individuelles dont les opérations sont moins complexes. C’est une vue d’ensemble des sommes qui sont véritablement disponibles. 

La comptabilité d’exercice 

Dans ce cas, vous déclarez vos revenus quand ils vous sont dus (comptes clients), et vous déduisez vos dépenses quand vous les engagez (comptes fournisseurs). 

Exemple : vous vendez un service en mai, mais le client vous paie en juin. Avec cette méthode, le revenu sera inscrit en mai.

La comptabilité d’exercice est destinée aux entreprises dont les opérations sont plus complexes. Elle offre un portrait plus juste de la situation financière globale. Sachez que les entreprises incorporées se doivent d’adopter cette méthode.

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