Certaines actions au sein d’une organisation exigent une communication performante : partager des rapports d’avancement, déléguer du travail à des collègues, collaborer avec les membres de l’équipe, etc. Il est essentiel d’échanger efficacement avec votre équipe, car la communication est un élément central de toutes nos activités au travail. Mais alors, de quelle façon classer nos diverses approches d’expression ? C’est là tout l’intérêt des quatre styles de communication. S’il est important de se pencher sur eux pour collaborer efficacement avec les membres d’une équipe, chercher ce qui a influencé le style de communication d’une personne est encore mieux. C’est nécessaire pour communiquer de manière plus efficace et soutenir vos collaborateurs. 

Un style de communication : qu’est-ce que c’est ? 

Le style de communication sert à décrire les différentes manières dont les gens communiquent entre eux. Il y a principalement quatre styles de communication :

• La communication affirmée ;
• La communication passive-agressive ;
• La communication agressive ;
• La communication passive. 

Chaque style se manifeste par écrit, de façon non verbale ou verbale. 

En quoi consistent les quatre styles de communication ?

Nous venons d’aborder les quatre types de communication. À présent, voyons en quoi consiste chacun d’eux et la manière dont ils peuvent se manifester au travail. 

La communication affirmée 

Ici, la personne s’accroche à ses idées et les défend. Ce profil de communicant sait comment s’y prendre pour expliquer et apporter des arguments pour appuyer son point de vue. Quand il s’exprime, le communicant affirmé a souvent une expression faciale joyeuse et calme. Il utilise plus la gestuelle dans sa communication non verbale. 

La communication passive-agressive

Dans le style de communication passif-agressif, le communicant ne se sent pas à l’aise d’exprimer sa pensée. On peut observer un certain décalage entre ses communications non verbale et verbale. Il peut dire qu’il est enchanté par exemple, tout en affichant un langage corporel contradictoire (épaules affaissées, froncement de sourcils, etc.). 

La communication agressive

Les personnes qui adoptent ce style sont très sûres de leur point de vue. La plupart du temps, cette confiance en eux les pousse même à ne pas écouter les opinions de leurs collègues. Ce type de communicant est susceptible d’interrompre constamment une discussion pour exposer ses propres idées. Par moment, il peut adopter un langage conflictuel du style « tu ne comprends pas » ou « tu fais fausse route ». Il garde un contact visuel appuyé au niveau de la communication non verbale. 

La communication passive

Dans cette forme de communication, le communicant se contente de suivre le mouvement. Il ne prend pas souvent la parole. Les communicants passifs donnent parfois l’impression d’être soumis. Ils sont très rarement conflictuels. Dans leur communication non verbale, ces personnes évitent le contact visuel tout en croisant les bras. 

La communication affirmée et ses avantages 

Tout le monde devrait s’exprimer ou prendre la parole avec assurance au travail. C’est l’idéal. Les communicants affirmés s’appuient sur la communication et la collaboration. Le respect mutuel est à la base de ce style de communication. Les personnes qui l’emploient mettent l’accent sur l’esprit d’équipe. 

Elles n’ont pas peur d’exprimer leurs besoins réels. Au travail, le communicant affirmé a généralement une bonne connaissance de ses priorités. Il a le sentiment de pouvoir s’investir pleinement dans l’exercice de ses fonctions. Ces personnes ont cette aptitude à :  

• Donner la priorité à la communication et à la collaboration ;
• Demander des avis dans le but de continuer à s’améliorer ;
• Mener des discussions respectueuses et franches ;
• Exprimer leurs besoins au travail ;
• Exprimer aisément leur ressenti lorsqu’ils échangent avec d’autres personnes. 

Comme ils ont cette capacité à communiquer efficacement, les communicants affirmés bénéficient d’un certain nombre d’avantages et de qualités au travail. On peut citer : 

• Objectifs et attentes clairs ;
• Respect mutuel dans l’environnement de travail ;
• Bonne maîtrise de soi ;
• Grande estime de soi ;
• Meilleures compétences en communication, etc. 

Que dire des trois autres types de communication ? 

Si vous lisez ces lignes, c’est certainement parce que vous cherchez la meilleure façon de communiquer efficacement avec les membres de votre équipe, peu importe le style de communication qu’ils adoptent : passif-agressif, agressif ou passif. La manière dont les membres de l’équipe s’expriment est fortement influencée par les styles de communication. C’est réel, ces styles peuvent déterminer notre manière d’interagir avec nos collègues, de communiquer par e-mail, le comportement de chacun en réunion individuelle, etc. Pour tendre vers une communication efficace au travail, le premier acte à poser consiste à trouver le style de communication utilisé par chaque membre de l’équipe. 

Détecter la cause profonde à l’origine du style de communication

Le tout ne suffit pas de détecter le style de communication des collègues. Certains styles peuvent en effet entraîner des conflits au travail. Un communicant agressif peut empêcher les autres membres d’exposer pleinement leurs idées par exemple. 

Un membre de l’équipe communique de manière ouvertement problématique ou négative ? Une cause sous-jacente existe probablement. Il peut s’agir des troubles ou du stress au travail par exemple. Après avoir trouvé le style de communication apparent chez le membre de l’équipe en question, la suite sera de vous intéressée à ce qui l’empêche d’adopter une communication affirmée. 

Notez que la plupart des membres de votre équipe souhaitent avant tout devenir des communicants affirmés. Normal, puisque ce style de communication offre la meilleure façon d’installer un environnement ouvert et honnête. La communication affirmée permet à chacun de collaborer avec les autres et d’exprimer ouvertement et efficacement son point de vue même au sein des équipes les plus compétitives (services juridiques, services commerciaux, etc.). Alors, il existe certainement un obstacle au travail qui ne leur permet pas d’être pleinement eux-mêmes et de communiquer avec assurance. 

Vous pouvez obvier à la situation en tant que manager. C’est en étudiant le style de communication de chaque collègue que vous allez pouvoir trouver des actions correctives pour faire évoluer les choses. Une astuce simple consiste à instaurer des systèmes et des processus de soutien offrant aux membres de votre équipe la possibilité de s’épanouir réellement au travail. Ils n’auront plus aucune hésitation à se faire les messagers de leurs propres besoins si vous les libérez de leurs « chaînes ». 

Apporter du soutien aux communicants passifs

Quelle stratégie adopter avec un membre d’équipe à la communication passive ? Il y a de fortes chances que celui-ci soit socialement anxieux ou se sente mal à l’aise au travail. Pour une raison ou une autre, il ne se sent pas capable de s’investir pleinement dans son travail ou de s’exprimer avec assurance. Des travaux scientifiques ont prouvés que les communicants passifs peuvent être sujets à un stress accru. 

Proposez un plan de communication pour les aider

Le plan de communication expose la façon dont la communication se fera dans votre équipe à propos du travail. Il doit inclure les responsables de chacun des canaux de l’équipe, les situations dans lesquelles utiliser la communication en différé ou en direct, les outils à utiliser par les membres de l’équipe, etc. Vous devez expliquer les modalités de communication. Cela aidera à rassurer les collègues socialement stressés ou anxieux. 

Coopérer avec les communicants agressifs

Les membres de l’équipe qui communique avec agressivité le font souvent parce qu’ils ont l’impression de manquer de soutien dans leur travail. Même subconscient, cette sensation d’être attaqué peut pousser un collègue à être naturellement sur la défensive. Cela va se manifester par une agressivité accrue. D’après certaines études, c’est souvent pour obtenir ce qu’ils veulent que certains membres d’équipe font appel à des styles de communication agressifs. Seulement, cette façon d’agir peut facilement leur faire perdre la confiance des autres.  

Clarifiez les responsabilités et les rôles de projet pour les aider

Un membre de votre équipe peut adopter un style de communication agressif simplement parce qu’il considère que c’est le seul moyen d’obtenir ce qu’il désire. Il sera donc nécessaire de clarifier les responsabilités et les rôles de chacun pour pouvoir le soutenir. C’est la meilleure façon de le diriger vers un style de communication plus affirmé. 

Créer des matrices RACI pour ce faire. Cet outil permettra à chaque membre de savoir qui endosse quelle responsabilité. Les matrices RACI seront utiles pour identifier qui donne son avis sur une tâche, qui est l’examinateur, etc. 

Laisser plus la parole aux communicants passifs-agressifs

Généralement, c’est quand un membre de l’équipe a l’impression que le groupe n’acceptera pas ses opinions qu’il communique de façon passive-agressive. Est-il déjà passé par la communication directe par le passé et a échoué ? D’après les travaux de la Mayo Clinic, ces personnes éprouvent souvent des difficultés à exposer directement leurs besoins.

Renforcer la cohésion d’équipe pour les aider 

Commencez par agir au niveau de l’équipe si vous souhaitez encourager les communicants passifs-agressifs à sortir de leur bulle. Trouvez des stratégies pour que les membres de votre équipe apprennent à mieux se connaître en dehors du cadre du travail. C’est important et cela les aidera à découvrir les meilleurs moyens de communiquer plus facilement et de collaborer les uns avec les autres. 

Organisez régulièrement des activités de cohésion d’équipe par exemple. Il peut s’agir d’activités divertissantes : des retrouvailles pour discuter, des quiz, des jeux, etc. C’est important d’apprendre à vous connaître. Votre communication n’en sera que plus fluide et efficace.