La gestion de projet est une discipline cruciale dans le monde moderne. Elle nécessite une compréhension approfondie des concepts de base pour garantir la réussite d’une entreprise. Que vous soyez un professionnel chevronné ou étudiant en quête de compétences solides, cet article pourra vous aider.
Ce passage explore dans les moindres détails les concepts fondamentaux de la gestion de projet en mettant l’accent sur : les acteurs clés, les différentes phases d’un projet et le rôle central du chef de projet. Allez donc à la découverte de ces notions pour augmenter vos chances de réussir la gestion de vos projets dans l’avenir.
Les acteurs de la gestion de projet
La gestion d’un projet doit reposer sur une étroite collaboration entre ses différents acteurs. Ces derniers doivent jouer des rôles spécifiques et l’un ne peut remplacer l’autre. Voici les acteurs majeurs de la gestion d’un projet.
Le client
Le client est aussi au cœur de tout projet. Que vous vouliez investir dans une action sociale ou une entreprise à but lucratif, ne perdez pas de vue votre cible ou la clientèle. Ses responsabilités vont au-delà de la simple définition des besoins à satisfaire. Au contraire, la clientèle a besoin d’une communication régulière avec l’équipe de projet et d’une compréhension approfondie des objectifs.
Dans le cadre de la gestion d’un projet ou d’une entreprise, le client doit être souvent interrogé pour évaluer son niveau de satisfaction. Plusieurs compagnies négligent cet aspect et finissent par faire faillite après quelques années d’existence. Écoutez toujours les consommateurs des projets et services que vous proposez et recensez leurs avis. Ces derniers vous aideront à vous améliorer et à vous démarquer des concurrents.
L’équipe de projet
La gestion d’un projet nécessite plusieurs compétences. Elle réunit des professionnels de tout genre et cela permet de créer des divisions au sein de la société. Dans les entreprises, vous retrouvez des gestionnaires en ressources humaines ou RH, des comptables, des ingénieurs, etc. Les équipes de travailleurs à former dépendent des visions à long et à court terme du projet. Dans tous les cas, la coopération et la synergie entre les membres de chaque équipe permettent une progression harmonieuse du projet.
Créez au sein des équipes de travail des facteurs de motivation pour optimiser le flux de travail à divers niveaux. Cette tâche peut être attribuée à la RH qui dispose des compétences nécessaires pour motiver les employés au travail. Veillez également à ce que les équipes collaborent entre elles. Cela offre de l’harmonie dans le cadre du travail, un facteur de motivation.
Les sponsors ou partenaires
Les sponsors ou partenaires d’un projet sont aussi des acteurs à inclure dans la gestion des travaux. Ce sont eux qui fournissent ou mobilisent la majeure partie des ressources financières nécessaires à la bonne marche des activités. Ils doivent donc être consultés avant les prises de décisions concernant le projet.
Les phases du projet
Que vous soyez professionnel ou étudiant, ne cherchez pas à réinventer la roue au début. Chaque projet suit un cycle de vie bien déterminé. Il comprend les étapes spécifiques qui garantissent une gestion efficace du début à la fin. Voici les phases cruciales à inclure dans la gestion d’un projet.
Initiation
Comme vous le savez peut-être déjà, la phase d’initiation prend en compte la définition claire des objectifs du projet et des livrables. Au cours de cette étape, vous devez aussi procéder à une première analyse des risques potentiels pour établir des bases solides. Cette phase paraît bien banale, mais elle est assez déterminante dans la réussite d’un projet.
La phase d’initiation peut déjà impliquer des dépenses à effectuer. En effet, vous aurez parfois à effectuer des recherches et des études qui nécessitent de l’argent. Soyez prêt à investir en vue d’obtenir de meilleurs résultats dès vos débuts.
Planification
La phase de planification dans un projet consiste à créer un plan détaillé des travaux. Elle doit aussi présenter les ressources nécessaires à leur déroulement et les délais. Le but de cette étape est de produire un guide pour la mise en œuvre du projet.
Les principales activités de la phase de planification du projet comprennent :
- la définition des tâches du projet : les différentes tâches du projet doivent clairement définies et suivant une hiérarchie bien déterminée ;
- l’estimation de la durée des travaux : chaque tâche définie dans le plan doit avoir une durée de déroulement. L’estimation doit être faite de manière réaliste pour un meilleur résultat. Pour les travaux qui ne relève pas de votre niveau de compétence, n’hésitez pas à consulter un professionnel pour vous accompagner à cette étape du projet ;
- l’identification des ressources nécessaires : les ressources nécessaires au projet doivent être identifiées et planifiées ;
- la création d’un diagramme de Gantt : le diagramme de Gantt est un outil graphique qui permet de visualiser la chronologie du projet.
Chacune de ces étapes sont nécessaires et indispensables à la bonne marche des activités dans un projet.
Exécution
La phase d’exécution du projet consiste à mettre en œuvre le plan d’action du projet. L’objectif ici est de réaliser l’ensemble des tâches définies lors de la planification et livrer les livrables du projet. Les tâches principales à cette étape sont :
- la gestion des ressources : l’ensemble des ressources doit être géré de manière efficace et objective. Cela permet de garantir que les tâches sont réalisées dans les délais et le budget impartis. Notez aussi que la gestion des ressources inclut aussi bien les finances que l’attribution des rôles. Une bonne gestion des ressources humaines disponibles peut offrir un coup de pouce au projet ;
- la communication : La communication permet à tous les acteurs du projet d’être informé de son évolution en temps réel. Vous pouvez développer un moyen d’échange ou de partage de données au sein de votre entreprise. Cependant, l’idéal serait d’opter pour les moyens de communication déjà en place si vos budgets sont assez limités ;
- la résolution des problèmes : une étude de marché bien réalisée permet de relever les obstacles à la réalisation d’un projet. Avant de commencer, retenez que les problèmes sont inévitables dans tout projet. Il est donc important de les identifier et de les résoudre rapidement pour assurer la bonne des activités au sein de l’entreprise.
Suivez ces différentes étapes pour réussir la phase d’exécution de votre projet.
Surveillance et contrôle
La phase de surveillance et de contrôle consiste à faire un diagnostic. Ce dernier consiste à vérifier à chaque niveau si les activités se déroulent comme prévus. En cas d’éventuel problème, vous prendrez des mesures correctives nécessaires pour les relancer. L’objectif de cette étape est de garantir que le projet est sur la bonne voie.
La phase de surveillance et de contrôle comprend des activités telles que :
- le suivi de l’avancement du projet : vous devrez trouver un moyen efficace de bien suivre l’avancement du projet de façon régulière. Cela permet d’édifier le plus tôt que possible les écarts potentiels et d’apporter des changements ;
- l’analyse des écarts : les écarts entre les prévisions et les réalités doivent évalués en vue de déterminer les mesures correctives à prendre ;
- la communication des informations : les informations concernant l’évolution des tâches à divers niveaux doivent être communiquées aux différents acteurs du projet. Ceci permet d’offrir une vision claire du déroulement des activités au chef de projet.
Une fois que toutes ces étapes sont franchies, vous pouvez passer à la clôture.
Clôture
La phase de clôture consiste à boucler les travaux et à livrer les livrables. Le but à ce niveau est de finaliser le projet et de tirer des leçons pour le futur. Ceci ne veut pas dire qu’il faut supprimer l’entreprise ou changer de donne. N’oubliez pas qu’un bon projet doit avoir une date de début et une date de fin. A la fin des travaux, vous devez les clôturer pour vous concentrer sur de nouveaux projets.
Les principales tâches ici incluent entre autres :
- la livraison des livrables : vous devez vous assurer que les livrables du projet sont parvenus aux parties prenantes ;
- l’évaluation du post-projet : l’évaluation à ce niveau permet de tirer des leçons du projet précédent ou en cours pour améliorer les projets à venir* ;
- l’analyse des retours d’expérience : les retours d’expérience des parties prenantes doivent être collectés pour améliorer les futurs projets.
- Les phases du projet présentées dans cette section permettent aux étudiants ou aux professionnels de garantir une gestion efficace du début à la fin. En maîtrisant ces différentes étapes, vous pourrez augmenter vos chances de réussir tous vos projets.
Les rôles du chef de projet
Le chef de projet est le premier responsable de la gestion de toutes les phases du projet. Il doit donc posséder un certain nombre de compétences pour être à la hauteur de ce poste. Il s’agit notamment des :
- compétences en gestion pour planifier, organiser et suivre le projet ;
- compétences techniques liées à la nature du projet dont il est à la tête ;
- des compétences en communication pour communiquer efficacement avec les différents acteurs du projet ;
- des compétences en leadership pour motiver et inspirer l’équipe projet.
Retenez en toute chose que le chef de projet à des rôles à jouer à chaque étape du projet. Du début jusqu’à la fin, il doit s’assurer que les activités se déroulent bien et suivent les délais impartis. Cet acteur doit également contrôler le personnel ou les équipes de travail. Ceci augmente les chances de réussite du projet.
En résumé, cet article a exploré en détail les bases de la gestion d’un projet. Il offre un aperçu complet des acteurs impliqués, dans différentes phases du projet et rôle central du chef de projet. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un étudiant, la maîtrise de ces bases augmentera vos chances de réussite de la gestion d’un projet.